Den mest effektiva förvaltningsprocessen för parkering enligt oss

BloggMallar

Sep 5

Det finns en hel del olika sätt att förvalta sina parkeringsplatser på. Många använder en manuell förvaltningsprocess med administratörer som hanterar avtal, parkeringstillstånd, kundkontakt och kölistor - på papper och med olika digitala verktyg. Det är en arbetsprocess som fungerat bra länge. Men det finns många delar i den processen som skulle kunna effektiviseras.

Vill ni få koll på och öka er kundnöjdhet? Kolla in våra mallar!

Ni är experter på er förvaltning

Var finns era största tidstjuvar? Vissa av våra kunder får en riktig ”wow-känsla” när de digitaliserar tillsättningsprocessen och ser hur de kan överblicka kön, hålla den automatiskt uppdaterad, och få kunderna att lägga in sig själva. För andra kommer gåshuden efter inventeringen när de har upptäckt nya tillgångar, eller när de plockar ut statistik och ser hur de kan optimera sitt parkeringserbjudande.

“”Det är jätteviktigt att bygga rätt från början för att kunna få till en effektiv förvaltningsprocess.””

— Josefina Viira, Head of Implementation and Customer Success

För det vi pratar om här är ju ett systemverktyg. Det är till för att stötta den process som passar er verksamhet bäst – oavsett om ni är en fastighetsägare, förvaltare, operatör eller kommun. Och även om vi tycker att digitaliserad parkeringsförvaltning är magiskt så är såklart inte systemet magiskt i sig, utan det blir magiskt när det används på det mest optimala sättet för just er verksamhet. Därför, för att få till en så effektiv förvaltningsprocess som möjligt, är det viktigt att börja hos er först. För vem känner er verksamhet bättre än ni själva?

6 sätt att effektivisera er parkeringsförvaltning

Att byta parkeringsförvaltningssystem är lite som att byta bostad – det är värt att investera lite tid i att gå igenom det man har, för att undvika att flytta med skräp eller köpa en mopp man inte behöver. Så det absolut viktigaste att komma ihåg för att få till en effektiv arbetsprocess är att tänka först och göra sedan.

1 - Inventeringen kommer först

Då och då får vi frågan om man inte kan börja med att läsa in sina befintliga avtal och platser i systemet, för att komma i gång lite snabbare. Det är dock ingenting vi rekommenderar. Genom att börja med att inventera sina parkeringstillgångar blir det nämligen lättare att identifiera och åtgärda brister och felaktigheter som man kanske inte visste att man hade. Ni vill ju inte dras med exempelvis dubbla avtal på samma parkeringsplats, onödiga vakanser, nollavtal eller ojämn prissättning. Gör så här:

Åk ut till parkeringsytan. Mät och rita upp ytan så att ni ordentligt får koll på allt ni vill veta när ni bygger ert parkeringserbjudande. Hur många platser har ni? Hur stora är de? Var finns pelare och andra hinder? Och så vidare…
Mata in platserna i systemet (tänk strategiskt! se tips 2) och ta även med sådant som lastplatser och andra ytor som inte nyttjas för parkering – dessa lägger ni in som ”ej hyrbara platser” för att få en full överblick över era tillgångar.
Därefter lägger ni in era befintliga avtal och belägger platserna i systemet. Då kommer ni på en gång att se vilken faktisk vakansgrad ni har, och systemet varnar om ni försöker lägga in flera avtal på samma plats.

2 - Var strukturerade och konsekventa

”Reserverad” eller ”förhyrd”? Genom att tänka igenom er struktur och vara konsekventa när ni väljer färgkoder och benämningar på era platsklasser, blir det enkelt för era befintliga och framtida administratörer att förvalta er parkering. Tiden det tar att överse tillsättningen av en plats för en administratör som sköter en mängd olika anläggningar, minskas avsevärt genom en så enkel sak som att en platsklass ser likadan ut överallt.

En annan fin följd av detta är att det blir väldigt smidigt att plocka ut statistik och data. Ni kan exempelvis se trender och utveckling inom en platsklass över flera olika anläggningar, eftersom ni benämner platsklassen likadant överallt.

Tiden det tar att överse tillsättningen av en plats för en administratör som sköter en mängd olika anläggningar minskas avsevärt!

3 - Dokumentera era processer

I Park46 finns en informationsflik där ni kan lägga in all anläggningsspecifik information som kan vara bra för era administratörer att känna till. Denna funktion är guld värd, eftersom den kan hjälpa er att spara in hundratals timmar på till exempel upplärning av ny personal. Vi rekommenderar att ni sätter upp en standardmall för vilken information som ska finnas med och återanvänder denna i samtliga anläggningar. En sådan mall kan till exempel innehålla:

Anläggningsinformation
Regler
Aktuellt/Tillfälliga ändringar
Bevakning
Uthyrning
Felanmälan
Laddplatser
Säkerhet
Städrutiner

På så sätt blir det enkelt för era administratörer att hitta den information de behöver.

4 - All information, en enkel sökning bort

Tänk dig att en parkör ringer er support med en fråga om varför de har fått en p-bot. Var börjar du leta efter svaret? En väldigt smidig fördel med ett digitalt system är att det blir superenkelt att hitta information. Med några knapptryck kan ni få fram allt ni behöver veta om exempelvis en avtalstagare, avtal, parkeringsplats, parkeringstillstånd, faktura, registreringsnummer, bolagsnamn, organisationsnummer eller något annat. I exemplet med p-boten blir det nu enkelt för er att se att kunden hade aktiverat sitt parkeringstillstånd för fel registreringsnummer, vilket de då kan åtgärda själva, direkt i appen.

Ni kan reducera administrationen till ett enda klick, eller till och med automatisera tillsättningen helt.

5 - Låt era kunder hantera sina parkeringsåtaganden

Älskar du att manuellt knappa in era parkeringskunders intresseanmälningar? Har du råkat stava fel på en mailadress någon gång? Vore det inte smart om era parkeringskunder kunde sköta detta på egen hand? När ni digitaliserar er parkeringsförvaltning kan de göra just det. Och sedan när de är inne kan de hantera allt kring sina parkeringsåtaganden i appen. Detta innebär (som du nog redan gissat) både att er handläggningstid och risken för felstavningar m.m. minskar. Vilken i sin tur leder till minskad stress och nöjdare kunder.

6 - Automatisera behörighetsstyrningen

Om ni hyr ut boendeparkering eller behöver säkerställa att sökande har rätt till att hyra en parkeringsplats vet ni hur tidskrävande det kan vara. Med ett digitalt system kan ni förenkla denna process. Antingen genom att låta systemet göra en automatisk slagning mot folkbokföringsregistret, eller förse nya hyresgäster med behörighetskoder som de använder vid intresseanmälan för en parkeringsplats. På så sätt kan ni reducera administrationen till ett enda klick, eller till och med automatisera tillsättningen helt.

Med nöjda kunder kommer er parkeringsaffär att blomstra!